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Modifié par Admin le 2026/03/21 11:06
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1 {{box cssClass="floatinginfobox" title="**Table des matières**"}}
2 {{toc/}}
3 {{/box}}
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5 = Préambule =
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9 Pas de slides, nous nous sommes focalisés sur la présentation de XWiki et ses possibilités.
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11 Il y a autant façons d'utiliser, d'organiser, de présenter un wiki qu'il y a de besoins. Cela dépend des acteurs, des consommateurs, des métiers, des besoins et des outils connexes. Nous pouvons vous accompagner dans la définition de ces besoins, et de la structuration des informations à recommander, si vous le souhaitez.
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13 Un wiki peut être utilisé comme une base de connaissance collaborative (Wikipédia étant l'exemple par excellence) comme un CMS (gestion de contenu) pour un site institutionnel (en lieu et place de WordPress par exemple).
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16 (% class="box infomessage" %)
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18 Lien vers les notes de versions XWiki [[https:~~/~~/www.xwiki.org/xwiki/bin/view/ReleaseNotes/>>https://www.xwiki.org/xwiki/bin/view/ReleaseNotes/]]
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22 = Les problématiques traitées =
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26 == #1: 🌫 La connaissance s'évapore ==
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28 L'information au sens large est globalement disséminée dans les mails, chats, documents, applications quand ce n'est pas resté dans la tête des collaborateurs•trices qui ont pu quitter l'entreprise.
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30 Un wiki est un outil favorisant le partage simple et efficace de connaissances, en favorisant la collaboration.
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32 == #2: ⏳ Perte d'efficacité opérationnelle ==
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34 Des études montrent que les employés perdent en moyenne 20% de leur temps à retrouver l'information pertinente dont ils ont besoin.
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36 Un wiki a pour objectif d'offrir un accès simple et rapide à l'information, et ainsi éviter des erreurs coûteuses.
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38 == #3: 🛠 Les outils traditionnels freinent le partage d'information ==
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40 Les outils de partagent de fichiers, comme les réseaux sociaux, permettent une diffusion large d'information. Cette diffusion n'est cependant ni centralisée ni structurée de sorte à pouvoir retrouver ce que l'on cherche
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42 Les courriels sont la première source de sillotage de l'information dans l'entreprise.
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44 Le wiki vise à sortir de ce sentiment de corvée, au moment du partage de l'information, pour faciliter le partage et l'intelligence collective.
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47 = Ce qu'un wiki n'est pas =
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51 |=Application|=Commentaire
52 |plateforme de gestion électronique de documents (**GED**)|(((
53 Techniquement, un wiki gère du contenu, pas des documents. Un wiki n'a pas intrinsèquement de workflow pour gérer le cycle de vie des documents.
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55 XWiki peut néanmoins être "hacké" pour stocker et définir des worflows d'évolution de documents. Bien que ce ne puisse pas être une GED complète, cette automatisation permet de gérer des processus, de facilement déployer et suivre leur mise en exécution.
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57 (expliciter MEP Alfresco à Viry)
58 )))
59 |Partage de fichier type drive ou **dropbox**|(((
60 Un wiki n'est pas un point de stockage d'un grand volume de documents, synchronisable entre plusieurs terminaux informatique.
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62 Un wiki est plutôt un point central d'accès et de modification (selon les permissions) d'information.
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64 (exemple SharePoint à Palaiseau)
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66 |Plateforme de **ticketing**|(((
67 Un wiki peut prendre la forme d'un système de ticketing dès lors que l'on y place les informations d'évolution du ticket. Par ses capacités d'implémentation de workflow, XWiki peut également s'approcher encore plus d'un système de ticketing. On n'y trouvera pas en revanche de fonctions d'agrégation, de statistique ou encore de rappel sans développement supplémentaires pour gérer l'ensemble des ticket d'une équipe de support.
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69 Un wiki peut en revanche être couplé avec un système de ticketing pour alimenter la base de connaissance, et réciproquement alimenter le ticket avec des informations d'architecture, de procédure, etc. Comme par exemple avec JIRA et OpenProject.
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71 |Gestion client/fournisseur type **ERP** ou **CRM**|(((
72 Un wiki peut regrouper des informations clients, devis, factures. l'AppWithinMinutes de XWiki permet de cadrer plus cela.
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74 Un wiki en revanche n'aura pas d'automatisation de gestion de funnel, de statistiques commerciales, d'automatisation type emailing, de centralisation de communication avec des clients et partenaires, ni de lien entre devis, facture, comptabilité et stock.
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76 Il peut en revanche, comme pour le ticketing, s'intégrer avec des CRM comme Salesforce.
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81 = Types de wiki =
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85 (% class="row" %)
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87 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
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89 {{box title="== Base de connaissance =="}}
90 Une base de connaissances numérique consiste à stocker et à exploiter des **informations structurées ou non-structurées** via des supports et des interfaces numériques. L'usage initial du terme était en liaison avec des systèmes experts qui furent les premiers systèmes fondés sur les connaissances numériques. Aujourd'hui, il s'agit d'une bibliothèque en ligne, en libre service, qui contient l'information essentielle relative à vos produits ou métiers. Contrairement à une bibliothèque non numérique, une base de connaissances est à un clic de distance, tous les jours.
91
92 **En fonction des spécificités de votre entreprise**, votre base de connaissances peut avoir des structures différentes, car elle va contenir des informations provenant de chaque employé, département, partie ou personne intéressés. L'intérêt est que toutes ces informations soient disponibles de façon sécurisée en ligne, facilement accessible via une recherche ou un lien, ce qui permet de dire adieu aux longs fils de discussions par mail.
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94 Cette facilité d'accès n'implique pas de problème de sécurité, chaque accès voire modification d'information est contrôlée par un **système de permission (publique et par utilisateur)**.
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96 __notes__
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98 * Les utilisateurs connectés d'aujourd'hui ne veulent pas dépendre d'une lettre, d'un e-mail ou même un coup de téléphone pour obtenir l'information souhaitée, ils la veulent immédiatement et en un clic. C'est la raison pour laquelle **une base de connaissances solide et structurée est clé**.
99 * Cela vaut aussi bien pour votre équipe que pour vos clients, et cela vous permet de gagner du temps et d'accroître le niveau de satisfaction
100 {{/box}}
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103 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
104 (((
105 {{box title="== Gestion de procédures =="}}
106 (% class="wikigeneratedid" id="HLemanquedemiseE0jouretdecommunicationrE9guliE8resurlesprocE9duresestlemotifprincipaldepertede25A025duprofitpotentieldesentreprisesdumondeentier." %)
107 Le manque de mise à jour et de communication régulière sur les procédures est le **motif principal** de perte de **25 % du profit potentiel** des entreprises du monde entier.
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109 (% class="wikigeneratedid" id="HDesE9tudesmontrentqu27unsystE8medegestiondeprocE9duresbienmisen153uvrevanonseulementvousfairegagnerdel27argent2CmaisvaE9galementpermettreuneplusgrandeconfiancedesclientsetuneplusgrandemotiviationdesemployE9s." %)
110 [[Des études>>url:http://www.processfolks.com/images/standard.pdf]] montrent qu'un système de gestion de procédures bien mis en œuvre va non seulement vous faire gagner de l'argent, mais va également permettre une plus grande confiance des clients et une plus grande motivation des employés.
111
112 Pourquoi prendre des risques dans votre métier ? La standardisation des processus et leur intégration dans le flux de travail quotidien créeront un environnement plus sûr et vous éviteront des amendes ou pénalités grâce à un respect des normes et réglementations en vigueur.
113
114 De plus, avec la Gestion des Procédures XWiki, il sera facile de fournir la preuve de la conformité des processus en générant des documents synthétisant la manière dont les membres de l'équipe appliquent et respectent les politiques et procédures.
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116 Chaque procédure, de l’idée à la version finale, passe par le **Module Flux de Publication personnalisé **que nous avons développé. Cela signifie que le cycle de validation est raccourci et que l’équipe chargée de la gestion des procédures est hautement productive et à jour.
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118 L'**édition peut être effectuée par plusieurs personnes en parallèle**, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le risque d'erreur. De plus, la fonction d'export permet de regrouper **plusieurs documents lors de la génération d'un PDF **. Ainsi, un seul rapport peut inclure un nombre illimité de statistiques sur les unités commerciales.
119 {{/box}}
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123 (% class="row" %)
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125 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
126 (((
127 {{box title="== Extranet et communautés =="}}
128 Pour partager le savoir, coordonner les équipes et communiquer avec des clients, des fournisseurs et d’autres tiers.
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130 (% class="wikigeneratedid wikigeneratedheader" id="HaccE8srapideauxinformations2ClamodE9rationducontenu" %)
131 Il est possible d'offrir un accès rapide aux informations, avec une **modération des contenus**.
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133 Une recherche paramétrable et un méta-système pour la gestion des métadonnées, pour des résultats pour tous.
134
135 Des pages d’accueil dynamiques élaborées et de nombreux modèles de données structurées pour une mise en page cohérente.
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137 Un widget Flux RSS permet d'afficher des informations provenant de sources externes.
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139 |[[image:1770278873827-898.png]]|[[Dictionnaire historique de la Suisse>>https://hls-dhs-dss.ch/fr]] 
140 [[Wiki Territorial CNFPT>>http://www.wikiterritorial.cnfpt.fr]]
141 {{/box}}
142 )))
143
144 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
145 (((
146 {{box title="== Workplace digital =="}}
147 Un design aux couleurs de la marque et de la charte du groupe permet d'**engager les collaborateurs**.
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149 Un **workflow de publication bottom-up** permet aux employés de créer, d'éditer et d'évaluer des contenus et des procédures qu'ils devront ensuite mettre en œuvre.
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151 La workplace digitale c'est un intranet collaboratif global couplé à un moteur de recherche et de **composants fonctionnels complémentaires sur les serveurs internes**.
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153 Une **structure de blogs et de sous-blogs** permet à toute business unit de disposer de l'information la plus pertinente pour elle dans une première partie de la page, et de l'information générale plus bas. Un affichage en priorité des documents relatifs à la zone géographique de l'utilisateur permet aux équipes locales de trouver l'information clé plus facilement sans avoir à passer du temps à distinguer ce qui relève de l'échelle locale ou nationale.
154 {{/box}}
155 )))
156 )))
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158 = Contenus que l'on peut mettre dans un wiki =
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162 == RH ==
163
164 * Onboarding
165 * Communications diverses et variées
166 * ...
167
168 == Support ==
169
170 * FAQ
171 * How to
172 * Guide pratique
173 * Checklists
174 * Fiche d'intervention
175 * ...
176
177 == Knowledge management ==
178
179 * Veille technologique
180 * Connaissances techniques
181 * Procédures
182 * ...
183
184 == Projet ==
185
186 * Overview projet
187 * Architecture
188 * CR
189 * BCP
190 * Brainstorming
191 * ...
192
193
194
195 = Capacité d'utilisation =
196
197 ----
198
199 On ne parle pas de document, mais de contenu
200
201 Répertoire, contenu = tout est page
202
203 Accès public ou privé
204
205 Gestion des droits sur les pages (répertoire et documents) par groupe et/ou utilisateurs
206
207 Possibilité de customiser l'affichage du wiki plus ou moins finement. Ca va du nombre de colonnes à une apparence / thème complet aux couleurs de votre entreprise
208
209 Possibilité de contextualiser les contenus selon l'utilisateur et/ou le lieu géographique
210
211 Possibilité de définir des macros permettant de mettre en forme, de générer du contenu, etc.
212
213 Possibilité de création "d'applications", au sens XWiki du terme (todolist, gestion de demandes, etc.) 👉 exemples sur [[https:~~/~~/xwiki.com/fr/Blog/ExempleApplicationsXWiki>>url:https://xwiki.com/fr/Blog/ExempleApplicationsXWiki]])
214
215 Un très grand nombre de connecteurs vers des outils externes (Draw.io, Microsoft 365, Active Directory, calendriers, OnlyOffice, etc.) sont disponibles. Possibilité de développer ses propres connecteurs / "applications"
216
217 Possibilité d'intégrer Google Analytics / Tag Manager ou Matomo pour avoir une vue sur l'utilisation de votre wiki
218
219 Migration de Confluence, de SharePoint vers XWiki
220
221 Connexion à un annuaire d'entreprise / SSO (type Keycloak) pour déléguer la gestion des droits, des groupes
222
223 (% class="row" %)
224 (((
225 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
226 (((
227 {{box title="== Documentation en ligne / partage de connaissances =="}}
228 Rédaction de contenus au kilomètre en WYSIWYG ou au format Markdown
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230 Rédaction à partir de templates
231
232 Possibilité d'exporter sous différents formats
233
234 Possibilité de faire des liens inter-documents sans perte si les pages sont déplacées, renommées, etc.
235
236 Possibilité de faire des liens vers des ressources externes //(nb: URL sur ID et pas sur le nom, donc survit aux changements éditoriaux, notamment vs sharepoint)//
237
238 Possibilité de travailler en commun, en collaboration sur une même page
239 {{/box}}
240 )))
241
242 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
243 (((
244 {{box title="== Recherches textuelles =="}}
245 Les recherches sont effectuées sur les titres et contenus de toutes les pages du wiki
246
247 Pas nécessaire de connaître l'emplacement des "documents", de connaître leurs noms
248 {{/box}}
249 )))
250 )))
251
252 (% class="row" %)
253 (((
254 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
255 (((
256 {{box title="== Templates et organisation automatique des infos =="}}
257 Exemples : rédaction de compte-rendus de réunion, de procédures
258
259 Arborescence automatique ou à définir / structurer selon les besoins
260
261 Possibilité de créer des documents dans un "répertoire" spécifique (qu'on choisit) ou dans un "répertoire" propre à un template de document
262 {{/box}}
263 )))
264
265 (% class="col-xs-12 col-md-6" %)
266 (((
267 {{box title="== Check-list =="}}
268 (% class="wikigeneratedid" %)
269 (et liens vers les docs à remplir / tâches à faire / état des tâches)
270
271 Création d'une page sous forme de formulaire
272
273 Création automatique d'une liste après édition du formulaire
274 {{/box}}
275 )))
276 )))
277
278 = Gestion info dans une entreprise (comparaison) =
279
280 ----
281
282 Sharepoint
283
284 GED
285
286 Fichiers/file system
287
288 Wiki
289
290
291 = Next-step ? =
292
293 ----